Komputery zastąpiły już większość form gromadzenia danych, jakie były stosowane zanim ludzie skonstruowali PC. Dane te są niezbędne do funkcjonowania firmy, a często bywają również poufne. Nikogo chyba nie trzeba przekonywać, że wszystkie gromadzone informacje są niezwykle ważne. Wciąż jednak trzeba przypominać o tym, że komputery to tylko sprzęt elektroniczny, który ulega awariom, może być również celem ataku osób trzecich lub programów szpiegujących i złośliwego oprogramowania.
Zapewnienie bezpieczeństwa danych jest dla firmy kluczowe. Po ich ewentualnej stracie ciężko wszystko odbudować w niezmienionej formie. Czasami udaje się to tylko w pewnym procencie, a przy odrobinie szczęścia firma może przywrócić ponad połowę zebranych informacji. Ich odzyskiwanie to dla firmy strata czasu i pieniędzy, a każdy przestój negatywie wpływa na funkcjonowanie biznesu. Czasami odzyskiwanie plików trwa tygodniami, a nawet miesiącami i jest wykonywane przez firmę zewnętrzną.
Zabezpieczanie danych rozpoczyna się od inwentaryzacji. Ale nie mamy tu na myśli robienia listy komputerów i dysków, na których spoczywają ważne informacje. Chodzi o przygotowanie spisu wszystkich danych, które absolutnie nie mogą zniknąć. Ten etap powinien być pracą zbiorową kilkuosobowego zespołu. Przy każdej wymienionej pozycji musi zostać umieszczona informacja o miejscu, w którym się wybrana pozycja znajduje.
Bezpieczeństwo danych zapewnia trwała archiwizacja, która czasem jest procesem dość skomplikowanym. Niektóre bazy danych z wybranych programów leżą na serwerach i nie mamy do nich swobodnego dostępu. Bezpieczeństwo danych może być w takim wypadku zagrożone. Z reguły tworzy się wówczas archiwum z używanego programu, a dopiero potem kopiuje plik z właściwym archiwum na inny nośnik, np. dysk zewnętrzny. Warto też pamiętać, że niektóre programy są ze sobą powiązane i prawidłowe wyświetlanie określonych plików jest zależne od ich poprawnej współpracy (np. arkusze kalkulacyjne). W bezpieczeństwie danych ważna jest systematyczność archiwizowania. Częstotliwość wykonywania kopii zależy już od samej firmy i szybkości gromadzenia przez nią informacji. Najłatwiej z góry ustalić jednego pracownika, który będzie się zajmował bezpieczeństwem danych i to na jego barkach spoczywać będzie odpowiedzialność za wykonywanie kopii zapasowych. Jedna z kopii zawsze powinna być przechowywana poza siedzibą firmy, aby dane nie zostały zniszczone na wypadek pożaru, zalania lub skradzione.